Wat een AI wel en niet van je bestand weet

Je kent het moment. Je hebt een lijst met duizenden regels, je weet precies wat eruit moet komen, en je weet ook dat het met een formule kan — alleen niet welke. Vroeger ging je dan zoeken op internet en kwam je uit bij een forum uit 2013 waar iemand hetzelfde vroeg, met een antwoord dat net niet paste.

Dat zoeken kun je nu overslaan. Een AI schrijft die formule in twee seconden. Maar dan begint het echte werk, en dat is de reden dat deze cursus bestaat: hij schrijft er net zo makkelijk een die er goed uitziet en het verkeerde antwoord geeft.

Je hebt geen Copilot nodig

Deze cursus gaat niet over een knop in Excel. Hij gaat over Excel zoals je het hebt, met een gratis AI-model in een tabblad ernaast. Dat is een bewuste keuze: een aparte AI-licentie is duur, niet iedereen krijgt hem van zijn werkgever, en de knoppen erin veranderen elk kwartaal.

Wat je hier leert blijft daardoor bruikbaar, ook als de knoppen verschuiven — want de gesprekken die je voert gaan over jouw gegevens en niet over een menu.

Werk je niet in Excel?

Deze cursus heet niet voor niets naar Excel. Een deel gaat over gereedschap dat alleen daar zit, en het is eerlijker om dat vooraf te zeggen dan halverwege module 3.

Wat overal werkt: de manier van vragen, het opschonen, de foutmeldingen, draaitabellen, grafieken, het duiden van cijfers en de controleroutine uit module 6. Dat is het grootste deel van de cursus, en het is ook het deel dat je meeneemt naar elk volgend programma.

• LibreOffice Calc: vrijwel alles werkt, met dezelfde Nederlandse functienamen. Power Query (les 3.2) bestaat er niet, en macro's werken er anders dan de VBA uit les 5.1.
• Google Sheets: de manier van werken is hetzelfde, maar de functienamen zijn er altijd Engels — ook in een Nederlandse Sheets. Les 3.3 gaat daar apart op in. Power Query en VBA bestaan er niet; daar zijn andere oplossingen voor.
• In beide gevallen geldt: zeg in je vraag welk programma je gebruikt. Dat is precies de vaardigheid die deze les je leert.

Het model ziet je bestand niet

Dit is de belangrijkste zin van de hele module. Als je een vraag typt, kijkt er niemand mee in je scherm. Het model heeft geen idee dat je kolom D leeg is vanaf regel 400, dat er in kolom B soms een spatie achter de naam staat, of dat je collega halverwege is overgestapt op een ander datumformaat.

Het weet alleen wat jij hebt opgeschreven. Alles wat je niet vertelt, vult het zelf in — en dat doet het zonder aarzeling, in keurige zinnen, met een formule die er volstrekt overtuigend uitziet.

Bijna elk teleurstellend antwoord komt daar vandaan. Niet omdat het model dom is, maar omdat het antwoord gaf op een bestand dat het zelf verzonnen heeft.

Dezelfde vraag, twee keer

Stel: je hebt een lijst met orders en je wilt per klant het totaalbedrag. Zo vraagt bijna iedereen het de eerste keer.

Hier krijg je een correct antwoord op — over een bestand dat niet het jouwe is. Je krijgt een voorbeeld met kolom A en kolom B, terwijl jouw klantnaam in F staat en je bedragen als tekst zijn opgeslagen. Je mag het antwoord dus zelf gaan vertalen naar je eigen situatie, en precies daar sluipen de fouten binnen.

Zo vraag je het als je het antwoord meteen wilt kunnen plakken:

Wat er in de tweede vraag zit

Vier dingen, en die vier komen in deze cursus steeds terug. Onthoud ze als een rijtje dat je afloopt voordat je op enter drukt.

• Welke Excel je hebt en in welke taal. Een Nederlandse Excel wil X.ZOEKEN en geen XLOOKUP, en een puntkomma waar de Engelse een komma verwacht. Dit alleen al scheelt de helft van de foutmeldingen.
• Welke kolommen er zijn, met hun letter en wat erin staat. Niet 'ik heb een klantkolom' maar 'F: klantnaam (tekst)'.
• Waar de gegevens beginnen en eindigen. Anders krijg je A:A en tel je je kopregel mee.
• Wat je eruit wilt hebben, in gewone taal. Niet 'help me met SOM.ALS' — dan heb je de oplossing al gekozen en kan het model je niet meer op een betere wijzen.

Waarom je het antwoord altijd nakijkt

Een AI schrijft nooit 'dat weet ik niet'. Hij levert altijd iets, en dat iets ziet er altijd zelfverzekerd uit. Bij een tekst merk je het meteen als er iets niet klopt; bij een formule die een getal teruggeeft merk je het pas als iemand ernaar handelt.

Daarom eindigt deze cursus niet bij 'de formule werkt' maar bij 'ik heb gecontroleerd dat hij klopt'. In module 6 bouw je daar een vaste routine voor. Tot die tijd geldt de kleine versie: reken één regel met de hand na, en kijk of het totaal in de buurt komt van wat je verwachtte.