Waar het misgaat: de tekst zonder besluit
Vraag tien mensen waarom ze een tekst uitstellen, en negen zeggen dat ze niet weten hoe ze moeten beginnen. Dat klopt zelden. Meestal weten ze niet wat ze willen zeggen — en dat merk je pas op het moment dat je het moet opschrijven.
Dat is goed nieuws, want het betekent dat het echte werk vóór het schrijven zit. Deze cursus gaat daarover: eerst beslissen, dan pas formuleren. De AI komt daarna, en die is dan opvallend veel bruikbaarder.
De tekst die alles openhoudt
Je kent het soort tekst wel. Er staat in dat het project 'de nodige aandacht vraagt', dat 'we hier graag over doorpraten' en dat 'de planning nog nadere afstemming behoeft'. Iedereen leest het, niemand doet iets, en over twee weken is er niets veranderd.
Zulke zinnen ontstaan niet uit onvermogen. Ze ontstaan omdat de schrijver een besluit ontweek: hij wist niet of hij mocht zeggen dat het niet gaat lukken, dus schreef hij iets waar dat ongeveer in staat zonder dat het er staat.
Een AI-tool lost dat niet op. Geef je hem die vaagheid mee, dan krijg je die terug in vlottere zinnen — en dat is erger, want nu leest het als een afgeronde tekst.
Wat een AI wel en niet voor je doet
Wat hij goed doet: formuleren, inkorten, ordenen, herschrijven voor een andere lezer, en de vijfde variant maken van iets waar jij op vastloopt. Dat is het ambachtelijke deel van schrijven, en daar wint hij tijd.
Wat hij niet doet: bepalen wat je wilt bereiken, weten wat er in jouw organisatie speelt, en beslissen wat je wel en niet zegt. Dat is het inhoudelijke deel, en dat blijft van jou.
De scheidslijn is dus niet 'goede tekst tegenover slechte tekst', maar besluit tegenover uitvoering. Wie dat doorheeft, gebruikt zo'n tool in tien minuten beter dan iemand die twintig trucjes uit zijn hoofd heeft geleerd.
Wat dit met tijd doet
In de praktijk verschuift je werk. Je bent langer bezig met bedenken wat je wilt zeggen — vaak niet meer dan een minuut of twee — en veel korter met formuleren, herschrijven en bijschaven.
De winst zit vooral in het gedeelte waar je normaal drie keer opnieuw begint. Dat is precies het gedeelte dat je aan de tool kunt geven, mits je vooraf hebt beslist wat er in de tekst moet staan.
- Zoek in je verzonden mails een bericht van de afgelopen maand waar geen reactie op kwam, of waar een reactie op kwam die je niet wilde.
- Streep de zinnen aan die niets beslissen: 'we kijken ernaar', 'binnenkort', 'in overleg', 'zo mogelijk'.
- Schrijf onder de mail in één zin op wat je eigenlijk wilde dat er zou gebeuren.
- Kijk of die zin ergens in de mail staat. Bij de meeste mensen staat hij er niet, of hij staat onderaan.
- Bewaar deze mail. In les 2.1 schrijf je hem opnieuw, en dan zie je het verschil.
Vastgelopen?
- Bij ons mag je niet zo direct zijn. Direct is niet hetzelfde als bot. 'Ik heb je akkoord op deze offerte nodig vóór vrijdag, anders schuift de levering' is duidelijk én beleefd. Wat mensen als bot ervaren is meestal de toon, niet de duidelijkheid.
- Soms wíl ik iets openhouden. Dat mag, maar dan is dat je besluit en schrijf je het op: 'we hebben nog geen keuze gemaakt, in maart weten we meer'. Dat is iets anders dan vaag zijn omdat je het niet durft op te schrijven.
- Ik schrijf helemaal niet slecht. Waarschijnlijk niet. Deze cursus gaat niet over beter schrijven maar over sneller tot iets bruikbaars komen, en over teksten die doen wat je wilde.
- Moet ik dit voor elke mail doen? Nee. Voor drie regels aan een collega is dit onzin. Het geldt voor teksten waar iets van afhangt: een klant, een besluit, geld, of iemand die je moet overtuigen.
- Waarom worden teksten vaag, en wat gebeurt er als je die vaagheid aan een AI geeft?
- Welk deel van het schrijfwerk kun je uitbesteden en welk deel niet?
- Waar zit de tijdwinst in de praktijk?
- Wanneer is deze aanpak overdreven?